FAQ

• 1 – Vérifier vos spams ; il arrive que le mail d’activation arrive en spam.
• 2 – Attendre 1h car les serveurs de mail sont parfois surchargés.
• 3 – Si au bout d’une heure vous n’avez rien reçu, contacter le support de NEOVACOM : Support@neovacom.fr Ou https://neovacom.freshdesk.com

• Non, il suffit de transformer votre facture en format PDF pour permettre le dépôt.

• Non, il faut que vous renseigniez votre SIRET afin de vous rattacher à votre structure sur Freedz si vous êtes un fournisseur français.
• En effet, seuls les fournisseurs étrangers peuvent renseigner une autre information, comme le numéro de TVA intracommunautaire.

• Pour effectuer cette action, il vous suffit de cliquer sur votre nom d’usage en haut à droite de la page, puis sur Mon compte. Dans le premier encart « Mon compte », vous pourrez modifier ces informations et les enregistrer.

• Dirigez vous sur Configuration- Général, dans le premier encadré vous retrouvez la possibilité de paramétrer les mails reçus de Freedz.

• Avant tout, contactez votre client
•  Afin de l’avertir. Une fois que c’est fait, dans Mon compte en haut à droite de la page FREEDZ, rattachez-vous à votre nouvelle structure grâce à votre numéro de SIRET (mon compte / se rattacher à une structure).

• La demande de rattachement correspond au fait de faire une demande pour que votre compte utilisateur (personnel) soit rattaché à une entreprise (structure). Vous devez demander à vous rattacher à la structure uniquement si vous travaillez dans cette entreprise. Un administrateur de la structure devra alors valider votre demande. Vous pourrez alors effectuer des tâches, comme l’envoi de factures, au nom de l’entreprise à laquelle vous vous êtes rattaché.

• Dans un premier temps, veuillez vérifier si le rattachement à votre structure de votre collaborateur a bien été validé. Il vous suffira juste de vous rendre sur la section Gestion des comptes – Structures et de cliquer sur la structure à laquelle votre collaborateur s’est rattaché. Rendez-vous ensuite à la Gestion des utilisateurs dans la page puis sur l’onglet Demande de rattachement, si votre collaborateur n’a pas été accepté, son compte sera ici, il vous suffira de valider par le bouton vert.
• S’il n’est pas présent dans l’onglet Demande de rattachement, veuillez vérifier dans l’onglet des actifs s’il n’a pas été accepté par un autre de vos collaborateurs. S’il est présent dans l’onglet des actifs, veuillez regarder le tutoriel suivant : https://help.neovacom.fr/accepter-demande-de-rattachement-et-attribution-des-droits/ afin d’ajouter les bons droits à votre collaborateur.
• S’il n’est ni présent dans l’onglet des actifs, ni dans l’onglet Demande de rattachement, veuillez vérifier avec votre collaborateur sur quelle structure celui-ci s’est rattaché.

• La page tableau de bord a pour but de vous faire un bilan visuel sur toute votre activité sur la plateforme Freedz. Elle vous permettra de connaître la répartition de vos factures selon différents états. Elle permet également de faire un bilan à partir d’une année sur le nombre de factures reçues (client) ou factures émises (fournisseur) et de connaître les montants sur la globalité de l’année ou sur un mois précis. Enfin, elle vous permettra de faire un classement de vos top fournisseurs ou top clients à partir des montants ou du nombre de factures, selon une temporalité définie (mois courant, trimestre courant, année courante).

• Il vous suffira de révoquer votre collaborateur de votre structure. Pour cela, dirigez-vous sur le menu de gauche, dans la Gestion des comptes – Structures, de cliquer sur votre structure et de vous diriger vers la partie Gestion des utilisateurs. Sur la gauche de vos collaborateurs, une case à cocher est présente, cliquez dessus, le bouton Révoquer se colorera en rouge, il faudra également cliquer dessus. L’utilisateur disparaîtra alors de l’onglet des actifs pour se diriger vers celui des inactifs.

• Pour activer l’authentification à deux facteurs sur Freedz, seuls Google Authenticator ou Microsoft Authenticator sont acceptés :
  • Téléchargez l’application correspondante.
  • Sur Freedz, dirigez-vous sur votre nom d’usage en haut à droite de la page puis cliquez sur Mon compte et cliquez ensuite sur Configurer la double authentification.
  • Activez l’authentification à deux facteurs.
  • Enregistrez les modifications.
  • À chaque connexion suivante, utilisez le code unique de l’application.

  Si vous ne pouvez pas accéder à l’application, utilisez l’option « Mot de passe oublié ? » lors de la connexion.

• Vous ne devez pas « ajouter » votre ou vos clients. Vous devez vous rendre dans Émettre une facture afin d’avoir accès à l’ensemble des destinataires où vous retrouverez vos clients à l’aide du SIRET ou de la raison sociale.

• Oui. La reconnaissance de caractères a un résultat de 99%. Il peut arriver qu’une erreur de lecture de facture survienne. Il va de votre responsabilité de bien vérifier les informations préremplies.

• Même si c’est rare, cela peut arriver. Vous avez le devoir de vérifier et modifier les informations récupérées. Pour plus d’analyse, merci de transmettre la facture en question à notre support.

• Cela dépend si votre client vous demande de le renseigner. Dans 99% des cas, cette information n’est pas à renseigner.

• Vous devez vous rapprocher de votre client pour comprendre. Il y a plusieurs raisons :
• • Manque d’information pour traiter la facture (code service, n° d’engagement, n° de marché)
  • Mauvais client (Non, Neovacom ne peut être un de vos clients !)

• L’état brouillon permet de modifier la facture sans avoir à faire un avoir/refacturation.

• Oui, le lendemain vous recevez un mail avec votre rapport d’activité vous indiquant l’état courant de vos factures.

• Ces trois informations ont la possibilité d’être rendues obligatoires par vos clients. Ces informations vous seront précisées par votre client. Si l’un de vos clients rend l’une de ces informations obligatoires, l’obligation sera symbolisée par un astérisque rouge « * » sur la ligne du champ.
• Code service : Cette information permet de typer une facture. Par exemple : le code service CTR permet d’indiquer que c’est une facture sur contrat, le code service CDE permet d’indiquer que c’est une facture sur commande, et le code service MRC indique que c’est une facture sur marché. Votre client vous indiquera quel code service indiquer.
• Numéro d’engagement : Cette information est un code unique donné à un contrat ou une transaction. Le numéro d’engagement peut par exemple être le numéro de commande. Votre client vous indiquera ce qu’est le numéro d’engagement et où le trouver.
• Le numéro de marché : Un numéro de marché est un code qui identifie un marché. Il permet de rapprocher votre facture du marché.

• Vous devriez retrouver cette information dans le mail que votre client vous a envoyé et vous indiquant que vous devez à présent envoyer vos factures sur la plateforme Freedz.

• Effectivement, votre client a la possibilité de rendre le numéro d’engagement/code service/numéro de marché obligatoire. Cette obligation est symbolisée par un astérisque rouge « * ». Si vous ne connaissez pas cette information, il vous suffit de contacter votre client afin de lui demander ce que vous devez renseigner et où vous pourrez retrouver cette information dans le futur.

Cela n’est pas possible. Une fois que la facture est en statut mise à disposition, vous ne pouvez ni la supprimer, ni la modifier. Le client s’occupera du rejet s’il y a des erreurs.

• Dans un premier temps, vous pouvez rejeter la facture et indiquer à votre fournisseur l’information manquante via le commentaire lors du rejet.
• Pour prévenir de ces erreurs de vos fournisseurs et les éviter, vous pourrez vous diriger vers la section Gestion des fournisseurs – Paramétrage des fournisseurs et rendre obligatoires certaines informations comme le numéro d’engagement, code service, ou encore le numéro de marché.

• Il vous suffira de vous rendre sur le menu de gauche, à la section Gestion des fournisseurs – Activité fournisseurs, à partir de là, vous aurez un bilan des factures reçues sur l’année en cours (vous pouvez modifier cette information pour sélectionner une année précédente). Vous aurez la possibilité d’exporter ce tableau au format CSV en cliquant sur le bouton vert au-dessus du tableau.

• La demande de raccordement correspond au fait qu’une structure fournisseur envoie une première facture à un client via la plateforme. Cette première facture devra alors être validée par le client afin d’être raccordée avec son fournisseur. La demande de raccordement permet de relier deux structures dans une relation de Client/Fournisseur.

• L’état courant est un moyen permettant de connaître le statut du cycle de vie de la facture en direct. Il permet une transparence entre le client et son fournisseur sur le traitement de sa facture. Vous retrouverez ces états courants dans la partie Gestion des factures – Factures émises – Rechercher. Les états courants sont :
• En attente de raccordement : Il est le premier état courant que vous pouvez rencontrer avec votre client. En effet, cet état courant ne sera présent que lors de votre première émission de facture avec votre client, et dès lors qu’il aura accepté votre première facture, toutes vos factures passeront dans l’état mise à disposition.
• Mise à disposition : Cet état courant est le plus commun. C’est la première étape du cycle de vie de la facture. Il vous indique que cette facture est à disposition de votre client et que celui-ci va la traiter.
• Mise en paiement : Cet état vous informe que votre facture a été validée par votre client, et qu’elle va passer dans l’étape du paiement.
• Payée : Il vous informe que votre facture a été payée.
• Comptabilisée : Il correspond au dernier état du cycle de vie de la facture. Il vous indique que vous avez été payé et que la facture est rentrée dans la comptabilité de votre client.
• Rejetée : Il s’agit d’un état courant de litige. Il est possible que votre facture soit rejetée pour plusieurs raisons comme le fait qu’une information soit manquante, une information est erronée. Votre client pourra vous indiquer le motif du rejet en vous laissant un commentaire.
• Rejetée définitivement : Ce motif de rejet permet au fournisseur de ne pas éditer la facture après son rejet et donc de réémettre la facture dans le cas où le destinataire de la facture n’est pas le bon par exemple.

• Dans un premier temps, il faudra que vous alliez vérifier le motif du rejet. Pour cela, dirigez-vous sur le menu de gauche et cliquez sur Gestion des factures – Factures émises – à traiter. Vous retrouverez ici toutes vos factures Rejetées ou en Brouillon. En cliquant sur la loupe dans la colonne « action », vous aurez accès au suivi des événements en bas de page. Vous pourrez voir le motif du rejet dans la partie « commentaire ».

• Si aucun motif n’est renseigné, il faudra que vous contactiez votre client afin de connaître la raison.
• Si votre facture a été rejetée pour une information manquante, vous avez la possibilité de l’éditer afin de rajouter cette information dans les champs.
• Si votre facture est rejetée pour une erreur de montant, le processus légal vous impose de faire un avoir puis de refacturer votre client.
• Enfin, si le destinataire n’est pas le bon, l’état de la facture devrait être Rejetée définitivement afin que vous ne puissiez pas la réémettre.

• Si vous souhaitez créer un compte pour l’un de vos collaborateurs actuels (ou futurs collaborateurs), vous avez totalement la possibilité de le faire vous-mêmes à partir de votre compte si vous avez les droits/permissions d’administrateur gestion structure.
• Pour commencer, il faut que vous vous dirigiez vers Gestion des comptes – Utilisateurs. Sur cette page, vous pourrez cliquer sur le bouton bleu « Créer utilisateur ».
• Vous n’aurez plus qu’à renseigner toutes les informations demandées et valider. Votre collaborateur recevra un mail afin de valider la création de son compte et de créer son mot de passe.

• Oui, il est possible de paramétrer la possibilité d’émettre des factures vers Chorus à partir de Freedz. Si cette fonctionnalité vous intéresse, vous pouvez faire une demande d’information ici : https://www.freedz.io/demande-de-contact-fournisseurs/

• • • Dans un premier temps, vous pouvez réindiquer à votre fournisseur que les factures déposées sur Freedz seront priorisées. Vous pouvez également leur renvoyer la communication ainsi que tous les documents facilitant leur transition vers Freedz.
    • Nous proposons également la possibilité d’intégrer un plugin Outlook afin d’exporter vos factures de vos mails directement sur Freedz, vous n’aurez plus qu’à valider l’import. Cette solution vous simplifie la tâche en vous évitant le téléchargement des factures de vos mails et ensuite de devoir faire un import de facture.

• Situation de travaux : Une situation de travaux est un document comptable qui récapitule les prestations réalisées par un titulaire de marché, ainsi que les sommes dues pour ces prestations, dans le cadre d’un marché commandité par le MOA. Elle permet de suivre l’avancement des travaux par le MOE et de procéder aux paiements correspondants par le MOA.
• MOA : La maîtrise d’ouvrage ou le maître d’ouvrage est le parti pour qui est réalisé le projet, c’est-à-dire le commanditaire du marché. Il est celui qui crée le marché et qui valide l’étape finale du marché.
• MOE : La maîtrise d’œuvre ou maître d’œuvre est chargée de la conception et de la réalisation technique d’un projet (marché). Ils sont par exemple des architectes. Il est celui qui valide l’avancement des travaux et la conformité de ceux-ci.
• Titulaire de marché : Le titulaire de marché ou fournisseur est l’entreprise qui s’occupe de l’exécution des travaux pour un marché. Il est celui-ci qui envoie la situation de travaux.

• Effectivement, vous n’aurez accès au module Situation de Travaux dès lors que le MOA créera un marché dans lequel il vous aura référencé via votre numéro de SIRET. Lorsque le MOA aura fait cela, les droits et accès au module vous seront automatiquement attribués.

• Oui. Le module de situation de travaux étant jeune, il n’a pas encore traité suffisamment de cas pour apprendre à avoir un taux de reconnaissance suffisamment bon. À ce jour, le taux de reconnaissance est de 80% ce qui n’est pas assez pour le mettre en place en production. Nous travaillons à améliorer ce taux de reconnaissance et cette fonctionnalité sera mise en place dès qu’elle sera suffisamment performante.

• Oui, avec le bouton « téléchargement ».

• Oui. Tant que le MOE n’a pas validé la situation de travaux, ce n’est pas une facture, et toutes les informations peuvent être modifiées (montants, numéro de facture, etc.). Une fois que le MOE a validé la situation de travaux, à ce moment-là la situation de travaux devient une facture et n’est plus modifiable en ce qui concerne les informations légales (montants, numéro de facture, etc.).

Avant la soumission de la situation de travaux, il est tout à fait possible de modifier le MOE :

• En modifiant le marché en tant que MOA
• Directement lors du dépôt en tant que titulaire de marché

Si la modification du MOE arrive après le dépôt d’une situation :

Le « mauvais » MOE devra rejeter la situation. Le MOA pourra alors modifier le marché et le titulaire pourra déposer une nouvelle situation avec le bon MOE.

• Afin de trouver les Situations de travaux que vous avez envoyées, il vous suffit d’aller sur Gestion des situations de travaux – Situations émises – Rechercher. Vous aurez la possibilité d’effectuer une recherche par le filtre État de la situation au-dessus du tableau mais vous pourrez également rajouter une colonne état courant en cliquant sur le cercle violet à droite de Nombre de résultats par page, puis en ajoutant la colonne état courant en cliquant sur la case à cocher.
• Afin de trouver les Situations de travaux qui ont été rejetées, il vous suffit d’aller dans Gestion des situations de travaux – Situations émises – à traiter.

• Effectivement, il est possible dans certains cas que le MOE soit interne à la structure MOA.

• Il est possible que votre situation de travaux ait été rejetée par le MOE ou le MOA. Ils auront la possibilité et doivent renseigner un commentaire lors du rejet afin de fluidifier le traitement des situations de travaux.
• Vous pourrez donc dans un premier temps retrouver ce commentaire dans Situations émises – à traiter puis dans l’onglet En litige. Vous retrouverez ici toutes les situations que vous avez émises et qui ont été rejetées. En cliquant sur la situation et en descendant dans la page jusqu’au Suivi des événements, vous retrouverez le commentaire du rejet.

• Si aucun commentaire n’est laissé, vous pouvez voir si c’est le MOE ou le MOA qui a mis en litige votre situation. Il vous suffira de le contacter afin de connaître la raison.

• Dans ce cas présent, il y a deux solutions :
  • Le premier étant la création d’une API si vous en avez les moyens techniques. Nous vous fournirons tous les documents nécessaires à la création de cette API. Cette solution est gratuite.
  • La seconde étant la mise en place d’un connecteur ESV2 permettant l’intégration automatisée de vos marchés dans Freedz. Cette solution est payante.

• Nous proposons plusieurs protocoles techniques d’automatisation d’envoi de factures selon vos capacités. Voici le lien vous détaillant tous les protocoles techniques ainsi que les formats de fichiers que la plateforme Freedz accepte : https://help.neovacom.fr/informations-depot-de-factures/ N’hésitez pas à télécharger les documents détaillant plus spécifiquement les prérequis techniques de chaque protocole. Une fois le protocole choisi, veuillez contacter le support Neovacom afin de mettre en place l’automatisation.

• Nous proposons 3 protocoles techniques concernant la mise en place d’automatisation d’envoi de factures : SFTP, AS2 et API.

• La plateforme Freedz accepte 5 formats de flux de factures : UBL_Invoice 2.1, UBL_invoice_minimal, CPPFactureMixte, Cross Industry Invoice 16B, Factur-X. Cependant, dès la mise en place de la loi Finance en 2026, seuls les formats Factur-X, Cross Invoice Industry 16B et UBL_Invoice 2.1 seront autorisés.

• Pour effectuer votre demande de raccordement technique, veuillez contacter les équipes de Neovacom afin d’exprimer votre souhait.
• Une fois cela fait, vous devrez vous rendre dans la section Configuration – Paramétrage Technique. Dans l’encadré de droite, cliquez sur le protocole technique choisi, puis validez votre choix.

• Pour connaître la raison du rejet de votre flux, dirigez-vous vers Gestion des factures – Suivi des flux rejetés. Vous y trouverez l’ensemble de vos flux rejetés avec différentes informations. Les flux rejetés sont symbolisés par des croix rouges.
• Vous pouvez télécharger le flux en cliquant sur la flèche, ainsi que consulter les détails en cliquant sur la loupe.
• Dans la section Raison de rejet du flux, toutes les raisons expliquant le rejet seront précisées.