Freedz facture

• Vous ne devez pas « ajouter » votre ou vos clients. Vous devez vous rendre dans Émettre une facture afin d’avoir accès à l’ensemble des destinataires où vous retrouverez vos clients à l’aide du SIRET ou de la raison sociale.

• Oui. La reconnaissance de caractères a un résultat de 99%. Il peut arriver qu’une erreur de lecture de facture survienne. Il va de votre responsabilité de bien vérifier les informations préremplies.

• Même si c’est rare, cela peut arriver. Vous avez le devoir de vérifier et modifier les informations récupérées. Pour plus d’analyse, merci de transmettre la facture en question à notre support.

• Cela dépend si votre client vous demande de le renseigner. Dans 99% des cas, cette information n’est pas à renseigner.

• Vous devez vous rapprocher de votre client pour comprendre. Il y a plusieurs raisons :
• • Manque d’information pour traiter la facture (code service, n° d’engagement, n° de marché)
  • Mauvais client (Non, Neovacom ne peut être un de vos clients !)

• L’état brouillon permet de modifier la facture sans avoir à faire un avoir/refacturation.

• Oui, le lendemain vous recevez un mail avec votre rapport d’activité vous indiquant l’état courant de vos factures.

• Ces trois informations ont la possibilité d’être rendues obligatoires par vos clients. Ces informations vous seront précisées par votre client. Si l’un de vos clients rend l’une de ces informations obligatoires, l’obligation sera symbolisée par un astérisque rouge « * » sur la ligne du champ.
• Code service : Cette information permet de typer une facture. Par exemple : le code service CTR permet d’indiquer que c’est une facture sur contrat, le code service CDE permet d’indiquer que c’est une facture sur commande, et le code service MRC indique que c’est une facture sur marché. Votre client vous indiquera quel code service indiquer.
• Numéro d’engagement : Cette information est un code unique donné à un contrat ou une transaction. Le numéro d’engagement peut par exemple être le numéro de commande. Votre client vous indiquera ce qu’est le numéro d’engagement et où le trouver.
• Le numéro de marché : Un numéro de marché est un code qui identifie un marché. Il permet de rapprocher votre facture du marché.

• Vous devriez retrouver cette information dans le mail que votre client vous a envoyé et vous indiquant que vous devez à présent envoyer vos factures sur la plateforme Freedz.

• Effectivement, votre client a la possibilité de rendre le numéro d’engagement/code service/numéro de marché obligatoire. Cette obligation est symbolisée par un astérisque rouge « * ». Si vous ne connaissez pas cette information, il vous suffit de contacter votre client afin de lui demander ce que vous devez renseigner et où vous pourrez retrouver cette information dans le futur.

Cela n’est pas possible. Une fois que la facture est en statut mise à disposition, vous ne pouvez ni la supprimer, ni la modifier. Le client s’occupera du rejet s’il y a des erreurs.

• Dans un premier temps, vous pouvez rejeter la facture et indiquer à votre fournisseur l’information manquante via le commentaire lors du rejet.
• Pour prévenir de ces erreurs de vos fournisseurs et les éviter, vous pourrez vous diriger vers la section Gestion des fournisseurs – Paramétrage des fournisseurs et rendre obligatoires certaines informations comme le numéro d’engagement, code service, ou encore le numéro de marché.

• Il vous suffira de vous rendre sur le menu de gauche, à la section Gestion des fournisseurs – Activité fournisseurs, à partir de là, vous aurez un bilan des factures reçues sur l’année en cours (vous pouvez modifier cette information pour sélectionner une année précédente). Vous aurez la possibilité d’exporter ce tableau au format CSV en cliquant sur le bouton vert au-dessus du tableau.

• La demande de raccordement correspond au fait qu’une structure fournisseur envoie une première facture à un client via la plateforme. Cette première facture devra alors être validée par le client afin d’être raccordée avec son fournisseur. La demande de raccordement permet de relier deux structures dans une relation de Client/Fournisseur.

• L’état courant est un moyen permettant de connaître le statut du cycle de vie de la facture en direct. Il permet une transparence entre le client et son fournisseur sur le traitement de sa facture. Vous retrouverez ces états courants dans la partie Gestion des factures – Factures émises – Rechercher. Les états courants sont :
• En attente de raccordement : Il est le premier état courant que vous pouvez rencontrer avec votre client. En effet, cet état courant ne sera présent que lors de votre première émission de facture avec votre client, et dès lors qu’il aura accepté votre première facture, toutes vos factures passeront dans l’état mise à disposition.
• Mise à disposition : Cet état courant est le plus commun. C’est la première étape du cycle de vie de la facture. Il vous indique que cette facture est à disposition de votre client et que celui-ci va la traiter.
• Mise en paiement : Cet état vous informe que votre facture a été validée par votre client, et qu’elle va passer dans l’étape du paiement.
• Payée : Il vous informe que votre facture a été payée.
• Comptabilisée : Il correspond au dernier état du cycle de vie de la facture. Il vous indique que vous avez été payé et que la facture est rentrée dans la comptabilité de votre client.
• Rejetée : Il s’agit d’un état courant de litige. Il est possible que votre facture soit rejetée pour plusieurs raisons comme le fait qu’une information soit manquante, une information est erronée. Votre client pourra vous indiquer le motif du rejet en vous laissant un commentaire.
• Rejetée définitivement : Ce motif de rejet permet au fournisseur de ne pas éditer la facture après son rejet et donc de réémettre la facture dans le cas où le destinataire de la facture n’est pas le bon par exemple.

• Dans un premier temps, il faudra que vous alliez vérifier le motif du rejet. Pour cela, dirigez-vous sur le menu de gauche et cliquez sur Gestion des factures – Factures émises – à traiter. Vous retrouverez ici toutes vos factures Rejetées ou en Brouillon. En cliquant sur la loupe dans la colonne « action », vous aurez accès au suivi des événements en bas de page. Vous pourrez voir le motif du rejet dans la partie « commentaire ».

• Si aucun motif n’est renseigné, il faudra que vous contactiez votre client afin de connaître la raison.
• Si votre facture a été rejetée pour une information manquante, vous avez la possibilité de l’éditer afin de rajouter cette information dans les champs.
• Si votre facture est rejetée pour une erreur de montant, le processus légal vous impose de faire un avoir puis de refacturer votre client.
• Enfin, si le destinataire n’est pas le bon, l’état de la facture devrait être Rejetée définitivement afin que vous ne puissiez pas la réémettre.

• Si vous souhaitez créer un compte pour l’un de vos collaborateurs actuels (ou futurs collaborateurs), vous avez totalement la possibilité de le faire vous-mêmes à partir de votre compte si vous avez les droits/permissions d’administrateur gestion structure.
• Pour commencer, il faut que vous vous dirigiez vers Gestion des comptes – Utilisateurs. Sur cette page, vous pourrez cliquer sur le bouton bleu « Créer utilisateur ».
• Vous n’aurez plus qu’à renseigner toutes les informations demandées et valider. Votre collaborateur recevra un mail afin de valider la création de son compte et de créer son mot de passe.

• Oui, il est possible de paramétrer la possibilité d’émettre des factures vers Chorus à partir de Freedz. Si cette fonctionnalité vous intéresse, vous pouvez faire une demande d’information ici : https://www.freedz.io/demande-de-contact-fournisseurs/

• • • Dans un premier temps, vous pouvez réindiquer à votre fournisseur que les factures déposées sur Freedz seront priorisées. Vous pouvez également leur renvoyer la communication ainsi que tous les documents facilitant leur transition vers Freedz.
    • Nous proposons également la possibilité d’intégrer un plugin Outlook afin d’exporter vos factures de vos mails directement sur Freedz, vous n’aurez plus qu’à valider l’import. Cette solution vous simplifie la tâche en vous évitant le téléchargement des factures de vos mails et ensuite de devoir faire un import de facture.