Importer vos factures au format PDF, c’est simple !
Vous n’arrivez pas à convaincre un fournisseur de vous transmettre les factures sur Freedz ? Pas de problème ! Vous avez maintenant la possibilité d’importer vous-même ces factures au format PDF directement sur Freedz.
L’import de factures, comment ça marche ?
Etape 1 : Import du PDF
Connectez-vous à votre compte, puis, via la barre de menu latérale, allez dans l’onglet « Import Facture PDF Client ».
Si vous êtes rattaché à plusieurs sociétés, vous devez sélectionner ici la société concernée par le dépôt.
C’est depuis cette fenêtre que vous pourrez importer votre facture avec deux choix qui vous sont offerts.
– Glisser et déposer
– Directement en cliquant sur le bouton « importez vos factures » qui fera apparaître une fenêtre pour aller récupérer les factures que vous souhaitez importer.
Lorsque vos fichiers sont ajoutés, un emplacement pourra apparaître si certains fichiers ne sont valides et donc impossible à importer.
Cependant, vous pourrez retrouver l’ensemble des factures dans une liste. Vous avez la possibilité de compléter cette liste en ajoutant d’autre facture et aussi de supprimer les factures qui ont pu être ajoutées par erreur.
Etape 2 : Validation de données
Une fois votre facture importée, le PDF est analysé afin de pré-saisir les valeurs pour les champs obligatoires.
Il ne vous reste plus qu’à enrichir ce formulaire si besoin puis valider votre dépôt afin que votre facture passe dans votre cycle de traitement ! C’est simple !
Etape 2 bis : sélection du fournisseur
Si le fournisseur de votre facture n’est pas encore connu de Freedz, ou si son identifiant n’a pas été trouvé automatiquement par notre logiciel lors de l’analyse, vous aurez accès à une pop-up d’ajout d’un fournisseur qui apparaîtra au-dessus du formulaire.
Il vous suffira alors d’effectuer votre recherche ou de valider la recherche pré-saisie pour pouvoir ensuite vérifier le formulaire et valider l’import de la facture.
Fonctionnalité additionnelle : Import des factures par Outlook
Vous souhaitez importer dans Freedz les factures que vous avez reçu sur votre boîte mail ?
C’est possible grâce à notre tout nouveau plugin Microsoft Outlook !
1- Installez le plugin Freedz sur votre Outlook* en important le fichier .xml ci-joint dans la partie « mes compléments » de votre messagerie.
Retrouver la procédure pour installer un complément personnalisé à partir d’un fichier sur le support Microsoft en cliquant ici
2- Connectez-vous à votre compte Freedz directement dans le plugin
3- Sélectionnez la facture PDF à importer
4- Ajoutez une pièce complémentaire si nécessaire et déposez la facture !
Les factures importées en attente de validation se trouvent dans l’espace « Factures reçues / Imports à confirmer ».
Sous l’onglet « A compléter » :
vous accèderez aux factures nécessitant un complément d’information pour être traiter.
Sous l’onglet « A confirmer » :
vous accèderez aux factures complétée en attente de validation
