Traitez vos factures en toute simplicité !
Vous souhaitez mettre en place un circuit de validation des factures et suivre l’évolution de leur traitement ? Freedz vous propose désormais un module intuitif de suivi de traitement des factures !
Le workflow de factures Freedz, comment ça marche ?
Description des étapes
Une facture entrante sur Freedz suivra les étapes suivantes :
- Mise à disposition
- A Valider (facultatif)
- Service Fait (facultatif)
- Mise en paiement
- Payée
A toutes les étapes du traitement, la facture peut être mise en litige. La transition d’état se fait soit par un » opérateur « , soit par un » valideur »
Définition des permissions
Opérateur
Valideur
Le valideur correspond à la personne qui est en charge de valider la livraison du bien ou de la prestation relative à la facture reçue. Il aura la possibilité de demander la réafectation d’une facture si celle-ci lui a été distribuée par erreur
Etape 1 : Définir les opérateurs et valideurs
Connectez-vous à votre compte, puis, via la gestion des comptes utilisateurs, attribuer les rôles OPERATEUR ou VALIDEUR aux utilisateurs souhaités.
Etape 2 : Distribuer vos factures
Dans la vue « Factures reçues / A traiter », un opérateur trouvera toutes les factures venant d’arriver dans l’onglet « A distribuer ». Il pourra ainsi procéder au traitement de celles-ci, en les soumettant par exemple à validation pour un valideur.
Par ailleurs, vous pourrez sélectionner un département si vous souhaitez que votre facture soit traitée par une personne en particulier de votre structure. Cela est valable pour l’ensemble des étapes suivantes.
Etape 3 : Valider vos factures
En tant que valideur, vous accèderez à toutes vos factures à valider dans la vue « Factures reçues / A traiter » dans l’onglet « A VALIDER ».
D’un simple clic, vous pourrez valider ces factures.
En tant que valideur, vous aurez également la possibilité de demander une « réaffectation » de la facture si celle-ci vous a été adressée par erreur. Celle-ci sera remise à l’état « MISE A DISPOSITION »
Etape 4 : Mettre en paiment
Votre facture a été validée par le service concerné ? L’opérateur peut mettre en paiement la facture s’il le souhaite.
Etape 5 : Payer !
Une fois le règlement de la facture effectué via votre l’outil adéquat, il ne vous reste plus qu’à passer les factures à l’état payées.
Sous l’onglet « A PAYER » vous retrouverez toutes les factures ayant passé les précédentes étapes.
REMARQUE : Toutes les factures « Payées » ne seront plus présentes dans le tableau. Vous pourrez ainsi les retrouver via l’interface « Factures reçues / Rechercher », en appliquant le filtre sur le statut « Payée »
Etape complémentaire : Gestion des litiges
A tout moment, un opérateur (ou un valideur lors de l’étape de validation) peut souhaiter mettre une facture en litige. Vous trouverez ainsi dans le menu déroulant des actions, l’action « Rejeter » ou encore « suspendre ».
Toutes les factures dans ces états seront placées dans l’onglet « EN LITIGE ». Vous aurez alors la possibilité de traiter cette facture conjointement avec votre fournisseur afin d’annuler ou de confirmer le rejet de cette dernière.